Ihren Katalog per Datei verwalten

Die Links Import und Export warten oben über der Liste, unter Products › All products.

Die Aufteilung zwischen den beiden Arbeitsweisen ist ziemlich klar. Die Datei ist für Felder gemacht, die einen Wert tragen: einen Preis, einen Bestand, eine Referenz, die Zuordnung einer Variante zu ihrem Produkt. Denselben Handgriff erledigt sie über tausend Zeilen so schnell wie über eine. Die Produktseite ist für das gemacht, was überzeugt: die Beschreibung, die Reihenfolge der Bilder, die ergänzenden Produkte. Das ist das Thema des Leitfadens „Überzeugende Produktseiten erstellen“, und es wird Produkt für Produkt entschieden.

Eine einfache Regel entscheidet den Fall. Wenn Sie im Begriff sind, denselben Handgriff mehr als etwa zehnmal zu wiederholen, ist es eine Sache für die Datei. Wenn jedes Produkt eine eigene Entscheidung verlangt, ist es eine Sache für den Bildschirm.

Ein Wort zum Rhythmus, denn er ändert, wie Sie sich organisieren. Der Export wird im Hintergrund vorbereitet: Eine E-Mail sagt Ihnen, wann er fertig ist, und die Datei wartet unter Settings › My files auf Sie. Der Import läuft genauso, mit seiner eigenen Bestätigungsmail. Bei einem großen Katalog starten Sie die Operation zu einem Zeitpunkt, an dem Sie ein paar Minuten später darauf zurückkommen können.

Das ist der einzige Mechanismus, den Sie verstehen müssen, und er erklärt die meisten Importe, die etwas anderes hervorbringen als erwartet.

Jede Zeile Ihrer Datei trägt eine Produktkennung, und jede Variante trägt ihre eigene. Ist die Kennung ausgefüllt, erkennt die Plattform den Eintrag und aktualisiert ihn. Bleibt die Kennung leer, legt sie ihn an. Genau deshalb kann dieselbe Datei Ihren Katalog korrigieren oder einen zweiten daneben aufbauen.

Daher der Reflex, der für jede Aktualisierung gilt: Gehen Sie immer von einem Export aus, nie von einem leeren Blatt. Der Export gibt Ihnen zwei Dinge zurück, die Sie aus dem Gedächtnis nicht rekonstruieren können. Zuerst die Kennungen. Dann die genauen Spaltennamen, die der Import buchstabengetreu liest: Eine falsch geschriebene Spalte lässt die ganze Datei scheitern.

Zwei Punkte hängen daran, und sie bestimmen die Form Ihrer Datei. Die Referenz einer Variante ist im Shop eindeutig, und sie ist es, mit der Sie sich in einer Datei mit tausend Zeilen zurechtfinden. Und ein Produkt, das es in drei Größen gibt, belegt drei Zeilen, die über eine gemeinsame Spalte miteinander verbunden sind: Preis, Bestand und Referenz gehören zur Variante, nicht zum Produkt.

Ein Import greift so, wie er ist: Er verändert Ihre Produkte unmittelbar, und der vorherige Zustand existiert nur noch in Ihrer Datei. Die ganze Sicherheit der Operation ruht also auf dem, was Sie vor dem Klick tun, und das sind drei Handgriffe.

Exportieren Sie zuerst Ihren vollständigen Katalog. Nicht ein Produkt, nicht nur die Kollektion, an der Sie arbeiten: den ganzen Katalog, mit allen Attributen. Diese Datei ist nicht für die Operation gedacht, sie ist Ihre Referenzkopie, und sie ist es, die Ihnen den Rückweg offenhält.

Arbeiten Sie an einer Kopie. Die Referenzdatei bleibt geschlossen in einer Ecke, bearbeitet wird eine Kopie. Eine Tabelle, die zwei Stunden offen steht, fängt sich immer irgendwann einen versehentlichen Tastendruck ein, und der soll die Kopie treffen.

Fangen Sie mit einem kleinen Umfang an. Der Export kann sich auf eine einzige Kollektion beschränken. Wenn Sie eine Operation zum ersten Mal durchführen, exportieren Sie eine Kollektion, wenden Ihre Änderung darauf an, importieren, und sehen sich das Ergebnis dann in Ihrer Produktliste und in der Vorschau Ihrer App an. Was bei zwölf Produkten funktioniert, funktioniert auch bei tausend.

Hier wird die Datei zum Werkzeug des Händlers, denn sie erledigt in einem Zug, was von Hand einen Tag dauern würde.

Zum Beispiel ein Sale über den ganzen Katalog. Die Operation passt in zwei Spalten: Der Grundpreis wandert in den durchgestrichenen Preis, der reduzierte Preis nimmt seinen Platz im Preis ein. Sie importieren, und der ganze Katalog schaltet um, durchgestrichene Preise inbegriffen. Am Ende der Aktion setzt der umgekehrte Import alles zurück.

Was man sich merken sollte, ist nicht der Handgriff, sondern das, was er Ihnen zu planen erlaubt: Bereiten Sie die Ausstiegsdatei zur selben Zeit vor wie die Eingangsdatei. Vergessen wird die Rückkehr zum Normalzustand, und sie ist es, die teuer wird, weil Sie es an einem Montagmorgen bemerken, während der Katalog noch in der Aktion steht. Ihr Referenzexport ist bereits diese Ausstiegsdatei, sofern Sie ihn unangetastet gelassen haben.

Eine pauschale Preisaktion ist ein Werkzeug unter mehreren. Wenn Ihr Rabatt auf einen Zeitraum, einen Bestellwert oder einen Teil Ihrer Kundschaft zielt, wird er unter Marketing › Discounts › Discount list eingestellt, ohne den Katalog anzurühren. Der Leitfaden „Ihre Verkäufe steigern“ stellt beide gegenüber.

Der Bestand wird Produkt für Produkt in Ihrer Liste abgelesen, er hat seinen eigenen Screen unter Products › Stock, und bearbeitet wird er auf der Produktseite. Dieser Takt passt zu Ihnen, solange die Bewegungen die des Online-Verkaufs sind, die der Shop von allein herunterzählt.

Das ändert sich, sobald sich Ihr Bestand anderswo als in der App bewegt: eine eintreffende Lieferung, ein Markttag, eine Inventur zum Monatsende. Dann haben Sie fünfzig Mengen auf einmal zu korrigieren, und genau das kann die Datei gut. Sie exportieren, füllen die Bestandsspalte jeder Variante aus, importieren erneut.

Ein Wert lohnt sich zu kennen, bevor Sie diese Spalte ausfüllen: Der unbegrenzte Bestand ist ein Wert wie jeder andere, der Wert für Produkte, die Sie nicht zählen, eine Dienstleistung oder ein Produkt auf Bestellung. Sie finden ihn genau so im Export wieder und können ihn in andere Zeilen übernehmen.

Der Import dient auch dem Umzug, wenn Ihr Katalog auf einer anderen Plattform schon existiert und Sie Ihre App eröffnen. Das ist der Fall, in dem die gewonnene Zeit am sichtbarsten ist, und in dem die Reihenfolge der Schritte am meisten zählt.

Die Datei trägt das Skelett: Titel, Referenzen, Preise, Varianten, Bestände, Zuordnung zu Kollektionen. Sie stellt einen Shop mit einem einzigen Import auf die Beine.

Steht das Skelett, bleibt das übrig, was zum Kauf bewegt. Planen Sie also einen zweiten Durchgang für die Beschreibungen und die Bilder ein, Seite für Seite, und behalten Sie im Kopf, dass ein Foto über seine Adresse reist: Damit es Ihrem Import folgt, muss es bereits irgendwo online und öffentlich erreichbar sein. Viele Umzüge laufen aus diesem Grund in zwei Etappen ab, und das ist ein guter Plan: Die Datei gibt Ihnen die Struktur in einer Stunde, an den Produktseiten wird danach in dem Tempo gearbeitet, in dem Sie sie verfeinern.

Der Leitfaden „Überzeugende Produktseiten erstellen“ behandelt diesen zweiten Durchgang, und der Leitfaden „Ihren Shop strukturieren“ die Kollektionen, in die sich alles einordnet.