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ENTDECKENSo werden Ihre Dokumente zu Antworten mit GoodBarber Chatbot
GoodBarber Chatbot kann jetzt hochgeladene Dokumente zusammen mit ausgewählten Inhalten Ihrer App nutzen. Richtlinien, Handbücher, Kursmaterialien, praktische Leitfäden und andere Textressourcen werden zu Quellen, die Nutzer mit ihren Fragen erschließen können. Was das für eine App bedeutet, zeigen wir am Beispiel eines Mitarbeiters, der eine Regel in der Reiserichtlinie seines Unternehmens sucht.
Beginnen Sie mit der Frage, die Ihre Nutzer beschäftigt
Ein hilfreiches Dokument in einer App zu veröffentlichen, ist nur ein Teil der Aufgabe. Die Menschen müssen die richtige Information auch dann finden, wenn sie eine Entscheidung treffen wollen. Ein eindeutig benannter Dateiname hilft beim Durchsuchen einer Bibliothek. Doch wer nachschlägt, hat möglicherweise eine konkrete Frage.
Interne Kommunikation ist nur ein mögliches Einsatzgebiet. Derselbe Ansatz eignet sich für Lernmaterialien, Leitfäden für Mitglieder einer Organisation, technische Nachschlagewerke oder andere nützliche Dokumente in einer App. In unserem Beispiel plant ein Mitarbeiter einen Kundenbesuch und möchte wissen:
Welche Reisekosten müssen vorher genehmigt werden?
Wir haben Dokumente als Quellen für GoodBarber Chatbot ergänzt, damit die Dateien, die Sie bereits pflegen, solche Gespräche unterstützen können. Sie wählen die Dokumente aus. Die Nutzer fragen mit ihren eigenen Worten. Der Assistent sucht passende Textstellen und verwendet sie für seine Antwort.
So wird die Frage zum Einstieg in die Richtlinie. Mitarbeiter können von der Entscheidung ausgehen, die sie gerade treffen müssen, auch wenn sie den Titel des entsprechenden Dokuments nicht kennen.
Nutzen Sie die Richtlinie, die Sie bereits pflegen
Vielleicht liegt Ihrem Team bereits eine freigegebene Reiserichtlinie als PDF vor. Um dieses Wissen im Assistenten verfügbar zu machen, müssen Sie nicht mehr jeden Teil der Richtlinie in einen eigenen CMS-Artikel umwandeln. Fügen Sie die Datei dem passenden Chatbot-Bereich hinzu. Dort ergänzt sie die ausgewählten Inhalte Ihrer App.
Sie können jetzt eine als PDF exportierte Richtlinie, ein in Word verfasstes Handbuch, eine Checkliste als reine Textdatei oder einen in Markdown gepflegten Leitfaden hinzufügen; mit der Weiterentwicklung der Funktion werden voraussichtlich weitere Dokumenttypen unterstützt.
Bringen Sie die passende Textstelle ins Gespräch
Kehren wir zu dem Mitarbeiter zurück, der einen Kundenbesuch vorbereitet. In unserer Beispielrichtlinie müssen Geschäftsessen mit Kunden, Mietwagen und Änderungen an einer genehmigten Buchung vom Vorgesetzten freigegeben werden, bevor die Kosten verbindlich entstehen. Die Richtlinie erklärt außerdem, welche Angaben der Antrag enthalten soll.
Eine Antwort auf Grundlage dieser Textstelle kann diese Kategorien zusammenfassen und den Mitarbeiter auffordern, seinem Vorgesetzten den Reisezweck, die geschätzten Kosten und den Grund des Antrags mitzuteilen. Diese Regeln stammen aus unserem Beispieldokument. Welche Antworten Ihr Assistent gibt, hängt von den Unterlagen ab, die Ihr Team bereitstellt.
Wenn der Zugriff auf das Original aktiviert ist, kann eine Quellenkarte die Datei nennen und dem Mitarbeiter den Weg zum Dokument zeigen. Lesehinweise helfen ihm, die relevante Information darin zu finden.
Das ist hilfreich, wenn jemand vor dem Absenden eines Antrags den genauen Wortlaut prüfen möchte. Das Gespräch liefert eine Antwort zum Nachlesen, während die ursprüngliche Richtlinie für den Zusammenhang verfügbar bleibt.
Entscheiden Sie, ob Mitarbeiter das Original öffnen können
Jede Datei hat die Einstellung Für Nutzer zugänglich. Ist sie deaktiviert, kann das Dokument Antworten unterstützen, ohne dass Dateiname, Downloadlink oder Quellenkarte angezeigt werden. Ist sie aktiviert, kann der Assistent das Original teilen, damit Nutzer es öffnen oder herunterladen können.
In unserem Beispiel kann der Mitarbeiter die vollständige Genehmigungsregelung lesen, wenn der Zugriff auf die Reiserichtlinie aktiviert ist. Ein anderes Referenzdokument können Sie vom Download ausschließen und seinen Inhalt trotzdem für Antworten verwenden. Treffen Sie diese Entscheidung für jede hinzugefügte Datei.
Unabhängig davon, wie Sie die Originaldokumente teilen möchten, können Sie den Zugriff auf den Chatbot weiterhin auf angemeldete Nutzer oder mit der Erweiterung Nutzergruppen auf bestimmte Gruppen beschränken.
Verbinden Sie Dokumente mit den Inhalten Ihrer App
Die Reiserichtlinie ist nur ein Teil der Vorbereitung. Ein Artikel kann erklären, wie das Unternehmen Kundenbesuche organisiert. Ein Event kann einen vorbereitenden Workshop ankündigen. Ein Kartenpunkt kann das Büro zeigen, das besucht werden soll. Ein Podcast kann praktische Tipps eines Kollegen vermitteln. GoodBarber Chatbot kann ausgewählte Artikel, Events, Kartenpunkte und Podcasts zusammen mit hochgeladenen Dateien in derselben Wissensbasis verwenden.
Ihr Team wählt weiterhin das passende Format für die jeweilige Information. Veröffentlichen Sie eine Ankündigung als Artikel, teilen Sie ein Interview als Podcast, tragen Sie einen Termin in den Kalender ein und pflegen Sie eine ausführliche Richtlinie als Dokument. Mitarbeiter können diese vertrauten Bereiche weiterhin durchsehen. Bei einer konkreten Frage bietet der Assistent zusätzlich einen Zugang im Gespräch.
Behalten Sie die Quellen jeder Antwort im Blick
Wenn sich die Reiserichtlinie ändert, entfernt Ihr Team einfach die alte Datei und fügt die aktualisierte Version hinzu. Es pflegt weiterhin die Referenzunterlagen, während der Chatbot es Mitarbeitern erleichtert, auf dieses Wissen zuzugreifen.
Beginnen Sie mit einem Dokument, das Ihre Zielgruppe regelmäßig nutzt, etwa einer Richtlinie, einem Handbuch oder einem praktischen Leitfaden. Fügen Sie es unter Chatbot > Dateien hinzu, entscheiden Sie über den Zugriff auf das Original und stellen Sie eine Frage zu seinem Inhalt. Die Chatbot-Dokumentation erläutert die Einrichtungsschritte auf Englisch.
